Вопросы документооборота с зарубежными заказчиками могут на первых порах вызывать недоумение и недопонимание с обеих сторон.

В этой связи, компаниям, планирующим продвигать свою продукцию на внешних рынках, будет полезно ознакомиться с общепринятой международной практикой и наиболее простыми и эффективными решениями для отечественных производителей.

Зарубежные партнеры будут стремиться свести документооборот к минимуму.

В этой связи основная задача российских экспортеров в вопросах документооборота, как правило, сводится с поиску компромисса. На одной чаше весов - правила таможенного оформления экспортной продукции, на другой - терпение иностранного партнера и его готовность идти на встречу российскому производителю.

Первое, что необходимо любому сотруднику или подразделению, ответственному за экспорт продукции, это "джентльменский набор " экспорт-менеджера. В набор входят англоязычные бланки писем, коммерческих предложений и англоязычный экспортный контракт.

Отдельная тема - анализ и обработка электронных запросов от заинтересованных заказчиков. Рекомендуем ознакомиться с практикой экспортеров по решению данной задачи.

Следует иметь в виду, что иностранные заказчики из числа малых и средних предприятий привыкли к электронному документообороту . Казалось бы, ну и что? А то, что при этом они совсем отвыкли от бумажных документов. Не стоит сразу же обрушивать на них лавину непривычных и пугающих словосочетаний типа: подшитый и пронумерованный экспортный контракт с приложением в виде нотариально заверенного перевода; акты сдачи-приемки товаров и счета-фактуры. У них могут не выдержать нервы.

Хотя иногда спасовать могут и российские экспортеры. Особенно, когда после долгих часов объяснений им удается убедить иностранного покупателя следовать всем правилам российского документооборота, они вдруг с ужасом открывают для себя, что у покупателя их зарубежной продукции нет и никогда не было официальной печати или выписки из местного реестра ЕГРЮЛ, да и вообще их зарубежным контрагентам было бы проще оформить первые несколько поставок на физические лица.

Ниже Вы можете скачать основные бланки документов и практические решения отечественных экспортеров по решению вопросов документооборота с минимальными временными и финансовыми затратами.

Приблизительный список для экспортного таможенного оформления -
Commercial offer -
Introduction letter -
Заявка в ТПП -
Пример внешнеэкономического контракта -
Упаковочный лист (eng) -
Упаковочный лист (рус) -
Proforma-invoice -
Инвойс (eng) -

Packing List составляется при отгрузке продукции и является документом, в котором прописываются все позиции груза, принятого к транспортировке.

Позиции указываются в отдельных графах для каждого типа товара вместе с информацией о его свойствах, таких как масса, объем, тип упаковки (например: европаллеты, коробки или без упаковки) и количество грузовых мест.

Кроме того, упаковочный лист должен содержать информацию о продавце (отправитель) и покупателе (получатель) продукции.

Один экземпляр документа находится в упаковочном месте, остальные экземпляры являются комплектующими документации об оплате и/или страховании. Packing List не должен в обязательном порядке содержать данные о стоимости всех типов продукции договорной партии. Так же следует знать, что данный документ оформляется производителем перед тем, как товар буде упакован.

Упаковочный лист представляет особую ценность для всех участников перевозки – транспортной компании, фирм, занимающихся погрузочно-разгрузочными работами и классификацией продукции. С его помощью производят расчет занимаемых партией мест и сверяют целостность груза. В определенной мере он повторяет данные инвойса, но вместе с указанием отправителя и получателя, наименования товара в нем указываются масса и объем отправления с информацией об упаковке.

Со всеми транспортными документами Вы можете ознакомиться в отдельной статье по .

Транспортно-логистическая компания «Таможенные технологии», работающая на рынке второй десяток лет и имеющая все необходимые знания, опыт и средства для осуществления профессиональных перевозок любого уровня сложности, грамотно оформит упаковочные листы для грузов, идущих в любом направлении. Поскольку данные документы предоставляют определенную свободу действий, мы внесем в них только те данные, которые будут содействовать исключительно вашим внешнеторговым интересам.

Основные графы упаковочного листа

К основным параметрам данного документа, которые необходимо грамотно и профессионально заполнить, относятся:

• Нумерация с указанием даты составления документа.
• Адреса и наименования всех участников перевозки.
• Перечень товаров с прописыванием их наименования.
• Количество единиц продукции в каждой упаковке.
• Нумерация места в отправлении.
• Тип упаковки.
• Размеры каждого отдельного места.
• Масса продукции в вариантах брутто и нетто.
• Общая масса и объем отправления.
• Количество грузовых мест.

У нас можно скачать образец упаковочного листа

Имеет смысл для ознакомления с общими требованиями данного документа. Имейте в виду, что каждый тип продукции, и каждый вариант доставки имеют свои особенности, зная которые, отправитель и получатель могут сэкономить на грамотной перевозке время и обеспечить сохранность продукции.

Поэтому с целью оптимизации доставки свяжитесь с нашими специалистами по телефону, или через чат на нашем сайте.

Если в одной упаковке находится несколько разных предметов, то целесообразно сопроводить отправление упаковочным листом, оформленным по определенному образцу. Готовый пример заполнения, пустой бланк этого документа и правила его оформления – обо всем этом далее.

1. Описание особенностей транспортировки грузов – хрупкость, недопустимость просвечивания ультрафиолетом, попадания влаги и т.п.
2. Описание названия грузов, по которым их легко будет найти как грузополучателю, так и представителям транспортной компании.

Более подробно о назначении и нюансах оформления:

Благодаря этому практически исключается риск ошибки при доставке, а также экономится время: конкретное отправление можно найти достаточно быстро.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Обязательность составления документа определяется конкретной ситуацией. В большинстве случаев лист оформляют только в случае наличия разных предметов в одной и той же упаковке. Если же отправление идет за границу, его наличие обязательно.

Во многих случаях наличие документа является требованием компании-перевозчика, которой он нужен для быстрой и корректной сортировки товаров при их отправке. Поэтому чаще всего составить лист – в интересах самого же грузоотправителя .

Как правило, документ тщательно упаковывается в герметичный файл во избежание намокания, потери и повреждений. Он кладется в специальный карман, который находится с боковой части упаковки (ящика, пакета и т.п.).

Бланк и образец 2017 — 2018 г.

В заполненном бланке всегда должна отражается следующая информация:

1. Номер листа и дата его составления.
2. Официальные наименования компаний продавца, покупателя, а при необходимости и грузоотправителя, грузополучателя. В случае с частными лицами указываются ФИО и паспортные данные. В случае с юридическими лицами дополнительно приводятся ФИО и должности уполномоченных лиц.
3. Перечень всех отправляемых грузов с описанием их существенных характеристик (в каждом случае определяются на усмотрение сторон). Всегда указывается количество, масса, единица измерения, объем, официальное название единицы груза (товара) согласно номенклатуре или иным документам.
4. Точный адрес места назначения вместе с регионом и индексом. Если адрес место назначения располагается на территории другого государства, адрес обычно прописывается и на русском языке, и на языке той страны (как правило, латиницей).
5. Вид упаковки – картонная коробка, пакет, поддон, деревянный ящик, паллет и иные предметы, в зависимости от принятой на предприятии классификации.
6. Общее количество мест, масса и объем каждого места, суммарная масса и объем.
7. Сведения о сотруднике, упаковавшем товар и проверившем его работу лице: ФИО, должность, подпись.

Помарки, исправления, зачеркивания и прочие виды коррекции не допускаются. При этом можно заполнить бланк как в печатном виде, так и в рукописном варианте. В последнем случае допустимо использовать синюю или черную ручку.

Количество экземпляров зависит от количества сторон, которые принимают участие в отправке груза, его транспортировке и приемке. Обычно речь идет о трех участниках:

1. Грузоотправитель.
2. Грузополучатель.
3. Транспортная компания, доставляющая груз.

Соответственно, составляют 3 экземпляра в оригинальном виде, каждый из которых имеет одинаковую юридическую силу.

За основу можно взять следующий бланк:

А в качестве заполненного образца использовать такой вариант:

При этом документ можно оформить как на обычном листе формата А4, так и на фирменном бланке компании.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. В случае отправки любого груза зарубежному партнеру, как правило, полагается , который в той или иной степени соответствует счету на оплату.

ГОСТ

Так как он представляет собой официальный документ, который имеет уникальный номер в системе ОКУД: 1002004. Что касается нормативного отражения в документах, то регламент оформления описывается в разных стандартах, которые связаны с правилами упаковки и/или маркировки грузов:

• ГОСТ Р 51474-99;
• ГОСТ 14192-96.

Основная суть требований стандартов в том, что маркировка обязательно отражает:

Документы, необходимые для отправки груза

В последнее время правила оказания транспортных и экспедиционных услуг претерпели некоторые изменения. Например, с июля 2016 года начали действовать поправки, которые предписывают частным гражданам и юридическим лицам обязанность предоставить определенные документы при отправке.

Физические лица

Если грузы отправляет физическое лицо, оно предъявляет:

Юридические лица

Для любых компаний (коммерческих фирм, благотворительных, общественных организаций, религиозных обществ) предполагается набор таких документов:

В некоторых особых случаях наряду с этими бумагами понадобятся и дополнительные: характеристика груза, разрешение на перевозку и др. Обычно это связано с особым характером материальных ценностей – опасные химические вещества, биологические образцы и т.п.

Определение количества грузовых мест

С точки зрения транспортной компании основная информация, которая должна содержаться в упаковочном листе, связана с габаритами и весом отправления:

• количество мест;
• масса каждого места;
• объем каждого места;
• суммарная масса и объем;
• масса нетто и брутто.

Количество грузовых мест определяется очень просто: одна упаковка равна одному месту . Под упаковкой могут подразумеваться разные предметы:

• пакет;
• сверток;
• ящик;
• паллет и др.

Поэтому если заявлено, что перевозчик принял, например, 10 мест, это может говорить о самых разных комбинациях – например, 3 ящика, 2 свертка и 5 паллетов. Поэтому 100 мест в одном случае займут объем нескольких грузовых автомобилей, в то время как в иных ситуациях в одну машину может уместиться и 1000 мест.

Ответственность перевозчика

Ответственность транспортной компании регулируется соответствующими договорами перевозки. Обязанности перевозчика описываются в Гражданском кодексе (статья 796 ):

• утрата груза, недостача;
• повреждение или порча.

При этом исключаются применение ответственности в отношении перевозчика, если повреждение или утрата грузов произошли по причинам, на которые он не может непосредственно повлиять.

Грубо говоря, случайный человек цену груза не узнает.

ФАЙЛЫ Скачать пустой бланк упаковочного листа.docСкачать образец заполнения упаковочного листа.doc

Когда применяется упаковочный лист

Упаковочный лист используется при перевозке грузов с помощью транспортных компаний – в этом случае применение данного документа хоть по закону и не является обязательным, но часто бывает зарегистрировано в учетной политике перевозчика.

В случае переправки товарно-материальных ценностей за границу, составление документа является необходимостью (для предоставления его на таможне).

Упаковочный лист может оформляться на однородный груз или же различный товарный ассортимент, упакованный в одно товарное место (коробку, ящик, паллету, сверток, бочку и т.п.).

Российские производители продолжают осваивать международный рынок, несмотря на введение санкций. Для ввоза товара на территорию другого государства, помимо таможенной декларации, нужно составить товарно-транспортную CMR-накладную международного образца.

Документ составляется при международных грузоперевозках автомобильным транспортом.

Условия применения

Документ-сопровождение оформляется, если страна отправителя или получателя ратифицировала Конвенцию от 19.05.1956 в части договора о международных автомобильных грузоперевозках. Нормы Конвенции закрепляют правила и порядок, по которому осуществляются перевозки автомобильным транспортом, в том числе и для государственных (муниципальных) учреждений (п.

3 ст.

• ГОСТ Р 51474-99;
• ГОСТ 14192-96.

Основная суть требований стандартов в том, что маркировка обязательно отражает:

• так называемые манипуляционные знаки – специальные обозначения, которые указывают, как нужно обращаться с отправлением (не переворачивать, не бросать и т.п.);
• предупредительные надписи – для донесения дополнительной информации об особенностях транспортировки груза;
• основные и дополнительные записи по данным об отправителе и получателе, числу мест, номер груза в партии, массы нетто и брутто.

Документы, необходимые для отправки груза

В последнее время правила оказания транспортных и экспедиционных услуг претерпели некоторые изменения.

Бланк упаковочного листа на русском языке для экспорта транспортом

Поэтому 100 мест в одном случае займут объем нескольких грузовых автомобилей, в то время как в иных ситуациях в одну машину может уместиться и 1000 мест.

Ответственность перевозчика

Ответственность транспортной компании регулируется соответствующими договорами перевозки. Обязанности перевозчика описываются в Гражданском кодексе (статья 796):

• утрата груза, недостача;
• повреждение или порча.

При этом исключаются применение ответственности в отношении перевозчика, если повреждение или утрата грузов произошли по причинам, на которые он не может непосредственно повлиять:

1. Любые обстоятельства, связанные с действиями отправителя и/иди получателя груза.
2. Особые естественные свойства предмета.

Если перевозится большое количество наименований, допустимо сокращение в виде: расшифровка в счет-фактуре (инвойсе). Если перевозится опасный груз, обязательно укажите класс опасности.

Указания отправителя

Здесь записываем данные таможенного терминала, куда должен быть доставлен груз.
В нижней части поля указываем стоимость товара.

Заполняем при условии перевозки контейнером. Указываем место возврата контейнера после разрузки.

Условия оплаты

Прописываем условия оплаты, согласно международному договору поставки.
Указываем код по словарю Инкотермс.

Перевозчик

Реквизиты транспортной компании, осуществляющей грузоперевозку.

Всегда указывается количество, масса, единица измерения, объем, официальное название единицы груза (товара) согласно номенклатуре или иным документам.

• Точный адрес места назначения вместе с регионом и индексом. Если адрес место назначения располагается на территории другого государства, адрес обычно прописывается и на русском языке, и на языке той страны (как правило, латиницей).
• Вид упаковки – картонная коробка, пакет, поддон, деревянный ящик, паллет и иные предметы, в зависимости от принятой на предприятии классификации.
• Общее количество мест, масса и объем каждого места, суммарная масса и объем.
• Сведения о сотруднике, упаковавшем товар и проверившем его работу лице: ФИО, должность, подпись.

Помарки, исправления, зачеркивания и прочие виды коррекции не допускаются.

1. Место и дата выписки международной накладной.
2. Место принятия груза для перевозки.
3. Сроки доставки.
4. Данные об отправителе, его полное наименование, регистрационные сведения, юридический адрес.
5. Аналогичная информация о получателе и транспортном агенте (при наличии).
6. Общепринятые данные о товаре, его упаковке, объеме, весе, количестве мест.
7. Сведения о том, что грузоперевозка производится по Конвенции, без отступлений и оговорок.

По согласованию сторон в документе может быть указана дополнительная информация, например, идентифицирующая товар, либо развернутые сведения о транспортном агенте.

Образец заполнения CMR международной товарно-транспортной накладной

Правила и условия заполнения для каждой из сторон грузоперевозки указаны в письме ФТС России от 02.05.2012 № 04-30/22006.

Инфо

Образец упаковочного листа не имеет обязательной формы, возможно самостоятельное и произвольное изложение всей необходимой информации о международном грузе.

Packing list (упаковочный лист) оформляет отправитель, с ним удобно работать и перевозчику, и лицам, производящим учет товара и такелажные работы. Данный документ для международных перевозок необходим для открытия экспортной декларации и является дополнением к инвойсу.

Образец упаковочного листа и его заполнение

Образец упаковочного листа:

Скачать образец в формате.pdf

Какие сведения отражают в упаковочном листе

Сведения, предоставляемые в Packing list, кроме данных о продавце, получателе, наименовании товара и коде ТН ВЭД на него, в 2016 году содержат объемные, весовые и упаковочные характеристики груза.

Цена и общая стоимость не указывается.

Конвенциями;

• мебели, бытовой техники, прочего движимого имущества и утвари при переезде (смене места жительства, местонахождения);
• тела усопших родственников, членов семьи.

Бланк СМR-накладной унифицирован для всех государств. В Российской Федерации форма и порядок заполнения регламентирует письмо ФТС России от 02.05.2012 № 04-30/22006.

Бланк СМR международной товарно-транспортной накладной

Как оформлять

Бланк СМR (международная транспортная накладная) составляется не менее чем в четырех экземплярах:

• для отправителя;
• для получателя;
• для фирмы перевозчика;
• для расчетов.

Если планируется отправка одного заказа на нескольких транспортных средствах либо несколькими партиями, количество экземпляров может быть увеличено.

• Документ на груз: как правило, это и есть упаковочный лист, оформленный по произвольному образцу.

В некоторых особых случаях наряду с этими бумагами понадобятся и дополнительные: характеристика груза, разрешение на перевозку и др. Обычно это связано с особым характером материальных ценностей – опасные химические вещества, биологические образцы и т.п.

Определение количества грузовых мест

С точки зрения транспортной компании основная информация, которая должна содержаться в упаковочном листе, связана с габаритами и весом отправления:

• количество мест;
• масса каждого места;
• объем каждого места;
• суммарная масса и объем;
• масса нетто и брутто.

Количество грузовых мест определяется очень просто: одна упаковка равна одному месту .

Информация обо всех видах товара, находящихся в каждом товарном месте (коробке, ящике и т.п.), оформляется упаковочным листом.

Составление такого товаросопроводительного документа признается целесообразным в том случае, если одна упаковочная единица содержит несколько видов продукции. Лист имеет код 1002004 в соответствии с ОКУД.

Заполнение

Образец упаковочного листа иностранной компании

Документ составляется при оформлении отгрузки партий товара разного ассортимента. В упаковочном листе содержатся сведения:

• обо всех видах продукции, подлежащих транспортировке;
• данные о местах хранения;
• количестве единиц товара каждого артикула или номенклатуры.

Сопроводительный документ имеет две части.

Первая из них (верхняя) отражает номер партии, подлежащей перевозке. Вторая (нижняя) содержит сведения о количестве мест (ящиков, упаковок, коробок и пр.) перевозимой продукции. Визуально лист очень схож с другим документом – комплектовочной ведомостью, которая оформляется при учете всех комплектующих и деталей в составе транспортных средств.

Упаковочный лист является дополнением к комплекту товарно-транспортной документации, счету-фактуре и накладным. Установленной законодательно формы документ не имеет.

Каждая организация разрабатывает бланк, удобный для пользования, на собственное усмотрение. Заполнение документа производится уполномоченным лицом поставщика, до момента его фактической транспортировки.